AI per riunioni ed email: meno tempo perso, più decisioni

Riunioni ed email sono i due grandi "mangia-tempo" del lavoro d'ufficio. L'AI li riduce senza togliere il controllo.

Riunioni

Prima

Devo condurre una riunione di 45 minuti su [tema] con [partecipanti]. Obiettivo: [decisione da prendere]. Prepara: un'agenda con tempi, 5 domande chiave da porre, i possibili punti di conflitto e un'introduzione di 60 secondi.

Durante

Strumenti di trascrizione automatica (integrati in Teams, Meet, Zoom o app dedicate) registrano e trascrivono. Avvisa sempre i partecipanti e rispetta le norme sulla registrazione.

Dopo

Dalla trascrizione ricava: 1) riepilogo in 5 righe, 2) decisioni prese, 3) azioni con responsabile e scadenza (tabella), 4) punti aperti, 5) bozza di email di follow-up ai partecipanti. Non inventare responsabili o scadenze non menzionati: scrivi "da definire".
"""[trascrizione]"""

Email

Riassumere thread lunghi

Riassumi questo scambio di email in 5 righe: situazione, posizioni di ciascuno, cosa è stato deciso, cosa resta aperto. Poi proponi una risposta che chiude la questione.
"""[thread]"""

Scrivere meglio

Riscrivi questa mail per essere chiara e breve: massimo 120 parole, richiesta principale nella prima riga, scadenza evidenziata, tono cordiale ma deciso. Dammi 3 oggetti alternativi.
"""[bozza]"""

Gestire la posta in arrivo

• Classifica per urgenza e azione richiesta (rispondere, delegare, archiviare).
• Prepara modelli di risposta per i casi ricorrenti.
• Automatizza lo smistamento con n8n o simili.

Regole d'oro

1. Rileggi sempre prima di inviare: è la tua firma.
2. Non incollare dati sensibili in strumenti non autorizzati (privacy).
3. Non far scrivere conflitti o notizie delicate all'AI: il tono umano conta.
4. Mantieni la tua voce: salva esempi di mail tue come riferimento di stile.

Tip: tieni un file con i 5 prompt che usi di più per mail e riunioni. Il guadagno si moltiplica con l'abitudine.